もっと仕事の効率をアップ!事務のルーティンワークを見直そう

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あなたの事務作業のお仕事、効率がいいといえますか?

今あなたが就業中の、派遣社員としての業務に事務作業が含まれていれば、ちょっと気に留めてみてください。日頃の仕事がはかどるきっかけになるかもしれません。知っていればサクサク進む、または知らないだけで驚くほど損しているというケースもあるくらい、事務作業をするときのコツは意外と多いのです。

事務作業の効率化のテクニックというのは、新入社員から入社3年目くらいをめどに習得するようなことですが、今さらと思わずに自分の知らないことに目を向けてみましょう! 特に問題が潜んでいるといわれているのが日々のルーティンワーク。習慣化していることが、実はムダやムラだらけだったというケースも多いのです。ちょっと振り返ってみてください。

効率の悪さの原因を探ってみる

もしルーティンワークにムダやムラが発覚したら、その原因を掘り下げてみましょう。事務作業が慣習化してしまっていると見過ごしがちになりますが、「同じような内容の書類が複数作られていた」、「以前は活用されていたが、現在はその書類は活用されていない」といったケースも意外と出てくるものです。また、整理がきちんとされていないことも問題点としてあります。

例えば、いざ会社印が必要になった場合、所定の位置に置かれていなければ、まず「探す」という作業から始めなければなりません。このようなムダを避けるためにも、整理整頓は欠かせないものだとわかります。ルーティンワークに潜むムダやムラ。定期的に見直してみる必要がありそうです。

ここに着目すれば改善する!

さて、ここでルーティンワークの見直し方法のコツをご紹介。まずは作業の目的を再確認し、その仕事をやめたらどうなるのかを考えます。もし必要な作業だった場合、それを減らしたらどうなるか、やり方を変えたらどうなるのかなどを考えてみましょう。特に見直すべきは、これまでにかかっていた時間、携わっていた人の人数、作業の手順などです。作業時間を減らすことができたり、さらにふわしい手順が見つかったりすれば、おのずと仕事の効率アップにつながるものです。

しかし、そうして効率化された作業も、ただ進めるのであれば日々行っていくうちにまたムダやムラが発生することになってしまいます。作業を複雑化せず、誰でもできるように体系化してみましょう。ぜひ実践してみてください。

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